اصول اولیه‌ی مدیریت زمان

یکی از ملزوم‌ترین و مهمترین مباحث در مدیریت زمان شناختن اصول و قوانین آن و کسب مهارت برای بکارگیری از ان‌ها در زندگی است.

که چنین آمادگی و علمی فقط در راستای مطالعات، مشورت و فیض بردن از حضور اهل فن امکان پذیر است.

از نظر من اصول اولیه‌ مدیریت زمان :

۱. برنامه‌ریزی برای زمان‌ها حتی کوچک‌ترین واحد زمان.

کوچکترین واحد زمان ( از دید خودتان در روزهایتان ) را مشخص کنید و برای آن برنامه‌ریزی کنید،

با این روش بدون فشار و سختی برای کل روز یا هفته وماه برنامه‌ریزی خواهید کرد.

۲. استفاده از سطحی مناسب برای برنامه‌ریزی زمان.

برنامه‌ریزی زمان به عنوان حافظه‌ی کمکی، در مدیریت زمان بسیار مؤثر است.

برنامه‌ریزی زمان می‌تواند براساس نیاز و ترتیب کارهای هر فرد انجام شود.

۳. اولویت‌بندی کارها و برنامه‌ها.

برنامه‌های هر فرد در سه گروه زیر قطعن قرار خواهد گرفت:

گروه اول: مهم

گروه دوم: غیرمهم

گروه سوم: اهم( برجسته‌ترین)

و همینطور اهداف هر فرد هم به سه دسته‌ی زیر تقسیم می‌شوند.

۱. اهداف بلند

۲. اهداف متوسط

۳. اهداف کوچک

کارهای هر شخصی هم به دوگروه:

کوتاه مدت

بلندمدت

تقسیم می‌شوند.

استفاده از چنین تقسیم‌بندی‌هایی جزء راه‌های مفید برای اولویت‌بندی امور به شمار می‌آید.

معمولن بخش اعظمی از کارهای ما( ۵۰ تا ۶۵ درصد) در دسته‌ی غیرمهم هستند.

۱۵ درصد از کارهای ما اهم و

۲۰ درصد آن‌ها هم مهم می‌باشند.

و شما اصولن یک یا دو مورد فعالیت اهم بیشتر ندارید و یا شاید بیشتر از این نتوانید انجام دهید.

پس در ابتدا برای انجام امور اهم

سپس امور مهم

و درآخر در هر روز حداقل به یک کار غیرمهم بپردازید.

۴.شناختن راه‌های صرفه‌جویی در وقت.

۱.هر روز صبح کارهای روز را فهرست کنید و بعد از اتمام هرکدام از لیست خط بزنید.

۲. برای ملاقات دوستانتان قرار قبلی تعیین کنید.

۳. همیشه دفترچه و خودکاری همراهتان داشته باشید تا برنامه و ایده‌های جدیدتان را دستی ثبت کنید. چون در ذهن ماندگارتر است.

۴. برنامه‌‌ای برای زمان استراحت داشته باشید.

۵.در اوقات بیکاری، مطالعه و یا یادگیری داشته باشید.

۶.در حین گذاشتن قرار، زمان قرار را به طرفین گوشزد کنید تا برنامه دقیق اجرا شود.

۷.زمان قرار گذاشتن طول مسافت رفت و برگشت را هم‌ مشخص کنید.

۸.از قبل ابزار مورد نیاز کار خود را برای جلوگیری از اتلاف وقت تهیه کنید.

۹.ارتباط خود را با افرادی که برای زمان شما ارزش قائل نیستند کم و یا حتی قطع کنید.

۱۰. اموری که با تلفن حل و فصل می‌شوند را به ملاقات حضوری تبدیل نکنید.

۱۱. اموری مانند بنزین زدن را هرگاه موقعیت پیش می‌آید انجام دهید نه اینکه به قصد انجام ان‌ها به خیابان بروید.

۱۲.همیشه مقداری پول نقد همراه خود داشته باشید.

۱۳.برای انجام خرید از قبل لیستی دقیق تهیه کنید و فقط براساس لیست خرید کنید.

۵.کنار گذاشتن روزی یک‌ساعت برای انجام هدف مهم.

با کنار گذاشتن یک ساعت در هر روزِ کاری، ۲۶۰ ساعت در سال معادل ۳۲ روز کامل کاری خواهید داشت، در این یک ساعت‌های هر روز، به امور زیادی میتوانید برسید،

مثل

آموزش زبان خارجی.

مطالعه برای ارتقای تحصیل.

کتاب‌خواندن.

وغیره…

۶. هدفمندی و هدف‌گذاری.

اهداف بزرگ و کوچک خود را تعیین کنید و به چگونگی انجام ان‌ها بیاندیشید.

در این صورت با تمرکز بیشتر و بهتری ان‌ها را انجام خواهید داد. و وقت شما هم بهینه طی خواهد شد.

۷. توجه به ساعات پرانرژی خود در روز و استفاده بهینه از آن زمان‌ها.

هر فردی در ساعاتی از روز اماده‌ترین و پرانرژی‌ترین حالت را دارد.

در ساعاتی هم آمادگی و انرژی متوسط و

در ساعاتی دیگر هم انرژی ضعیف و وضعیتی ناکارآمد دارد.

پس براساس همین زمانبندی آمادگی بدن باید لیست امور مهم و اولیت‌دار،

امور متوسط و

در حالت آخر امور عادی و روزمره( غیرمهم) را تقسیم بندی کنید.

۸.واگذاری وظایف به دیگران.

یکی از مهمترین اصول مدیریت زمان، واگذاری بخشی از وظایف و مسئولیت‌ها و کارها به دیگران، برای بدست آوردن زمان بیشتر و نتیجه بهتر و پرداختن به امور مهم و ضروری‌تر می‌باشد.

۹. داشتن زمان‌های خلوت و تنهایی.

سعی کنید حتمن زمان‌هایی را برای خلوت خود در نظر بگیرید، زمان‌هایی برای تفکر، برنامه‌ریزی، کار با خود انتخاب کنید و با استفاده از این زمان ارتباط با خویش، اولویت‌های کاری خود را تعیین و چک‌لیست‌های روزانه، ماهانه و یا حتی سالانه‌ی خود را بررسی، ارزیابی و تکمیل کنید.

۱۰. مثبت‌اندیشی و فعالیت مثبت روزانه.

مثبت فکر کردن و مثبت عمل کردن به شما کمک می‌کند تا به سطح قابل توجه از رضایت در زندگی و امور خود برسید که اینگونه کارهای خود را بدون وقفه و با اطمینان خاطر بیشتری به سرانجام می‌رسانید.

۱۱. توجه به زمان حال و توجه به امروز.

توجه کردن به زمان حال و گذشتن از زمان گذشته بسیار مهم است،

زیرا ماندن در گذشته شما را از زمان حال باز می‌دارد و این‌گونه زمان‌تان از بین می‌رود.

شما باید حداکثر استفاده را از امروز ببرید تا آینده‌ی ایدءآل‌تری بسازید.

۱۲. تنظیم استراحت‌های منظم.

به زمان‌های استراحت خود اهمیت بدهید، ان‌ها موقعیت برای تجدید قوای شما برای با قدرت ادامه دادن امورتان هستند.

۱۳. پرداختن به اولیت‌های اصلی زندگی در میان تمام اولویت‌ها.

برای انجام اولویت‌ها دقیق باشید، اولویت‌های شما اگر ۲۰ به ۸۰ باشند، انجام دقیق این ۲۰ درصد قطعن به پیشرفت و موفقیت ۸۰ درصد باقی مانده بدل خواهد شد.

این همان قانون ۸۰/۲۰ یا همان قانون پارتو می‌باشد.

۱۴.دقت در بهبود زمان اجرا.

بهبود مدت اجرای امور در کیفیت انگیزه‌ی ما در انجام ان‌ها می‌باشد.

برای بهبود مدت اجرا در برنامه‌ها باید به موارد زیر توجه کرد.

☆ داشتن تشویق و تنبیه

☆هم‌فکری

☆استفاده از مشاوران متخصص

☆بهبود وسایل موردنظر

☆صرف پول به اندازه و مناسب حجم کار.

۱۵. ساده‌سازی و قابل عمل و اجرا بودن برنامه.

برنامه‌های خود را باید ساده طراحی کنید زیرا پیچیده بودن ان‌ها باعث دلزدگی یا حتی ترس از انجام ان‌ها می‌شود

به طور مثال

با از قبل نوشتن و تعیین کردن اهداف و اعمال و برنامه‌های موردنظر جلسات چند ساعته را در یک ساعت خلاصه کنید.

۱۶. برنامه ریزی به جا برای انجام امور در زمان و موقعیت خود( در واقع برکت بخشیدن به زمان)

در این قسمت باید در درجه‌ی اول افکار خود را وسعت ببخشید و از گیر کردن در زمان حال به فراتر رفتن در آینده برسید.

در درجه دوم به جای به کار بردن روش آزمون و خطا، از تجربیات دیگران بهره بگیرید.

در درجه‌ی سوم زمان‌های پربازده‌ خود را مشخص کنید و از آن زمان‌ها به نحو احسنت استفاده کنید.

در درجه‌ی چهارم، کارها را به ترتیب طبق برنامه‌ی از قبل چیده شده و اولویت‌بندی‌های خود انجام دهید

۱۷. به جای گفتن عمل کردن.

برای یافتن زمان بیشتر به جای دستور دادن به کاری، شخصن باید آن را انجام دهید و به جای گفتن مطلب، باید در عمل اجرا کرد.

۱۸. مشخص کردن موضوعات مفید و ثابت شده برای پرداختن به ان‌ها.

برای تفکر کردن به هيچ‌وجه مسائل پیش‌پا افتاده‌ی روز را استفاده نکنید.

۱۹. انتخاب مکان مناسب برای انجام امور.

حتمن مکانی مناسب را برای انجام امور خود در نظر بگیرید،

مکانی که حس و وضعیت خوبی را برای شما به همراه داشته باشد.

۲۰. توجه کردن به آغاز زمان و پایان زمان خود در برنامه.

بهره‌وری مناسب از زمان، آخرین دقیقه‌ها و لحظات را با‌ اهمیت می‌شمرد، همینطور دقایق ابتدائی کار هم بسیار تاثیرگذار است.

یک شروع خوب در کنار یک پایان عالی می‌تواند نتیجه‌ی فوق‌العاده‌ای را برایمان داشته باشند.

۲۱. توجه و دقت در انتخاب ابزار و وسیله‌های مربوط به هدفمان.

تعین و تهیه بهترین ابزار برای رسیدن به اهداف بخشی از عوامل بهره‌وری صحیح از وقت و زمان است.

ان‌چنان که باعث می‌شود ما با قدرت به انجام امور مربوطه بپردازیم.

۲۲. توجه به لزوم حضور شما در هر مکانی(گاهی دیرتر بروید).

گاهی هنگامی که قرار است در جمعی حاضر شوید و شما مطمئن هستید لزومی ندارد در ابتدای مراسم حاضر شوید یا زودتر از دیگران ان‌جا باشید، کمی دیرتر بروید تا بتوانید به امور دیگر خود برسید این‌گونه زمان را ذخیره می‌کنید اما باید به گونه‌ای عمل کنید که درگیر استرس نشوید.

۲۳. استفاده درست از اوقات سوخته.

وقت‌های سوخته، همان وقت‌هایی هستند که خسته‌اید، خواب‌الود هستید، افسرده هستید، زمان‌هایی که مشغول غذا‌خوردن هستید، اوقاتی که در رفت و آمد هستید و…

بسیار عالی است که برای استفاده از این زمان‌ها هم برنامه‌ی مشخص داشته باشید تا بتوانید به حداقل‌ و کم‌اهمیت‌ترین امور خود برسید.

و در آخر خواندن حدیثی از حضرت محمد(ص) در مورد موضوع زمان خالی از لطف نخواهد بود.

رسول‌الله می‌فرمایند:

انَ العُمرَ مَحدودُ لَن یَتَجاوَزَ اَحدُ ما قُدِرَ لَهُ، فبا دِروُا قَبلَ نَفاذِ الاُجَلِ.

مدت زندگانی محدود است و هیچ کی از عمری که برایش مقدر شده، هرگز فراتر نمی‌رود، پس، پیش از آنکه عمر به سر آید بشتابید.

#نویسنده:

#آسیه_عباسیان

@asieh_abbasian.nevisande

https://instagram.com/asieh_abbasian.nevisande?igshid=YmMyMTA2M2Y=

 

یادداشت روز ۱۸

اشتراک گذاری
اشتراک گذاری در facebook
اشتراک گذاری در twitter
اشتراک گذاری در linkedin
اشتراک گذاری در whatsapp
اشتراک گذاری در telegram
اشتراک گذاری در email

2 پاسخ

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

مطالب مرتبط